Dominik Wyrobisz: zwolnienie z wysyłki JPK_ST_KR to nie zwolnienie z ewidencji

JPK_ST_KR, czyli Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe, to część raportowania JPK CIT. Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe przekazują w nim urzędowi skarbowemu dane z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, czyli WNiP. Plik w formacie XML opisuje całe „życie” składnika majątku: od nabycia lub wytworzenia, przez amortyzację i ulepszenia, po sprzedaż albo likwidację.

Dla każdego środka trwałego trzeba podać m.in. numer inwentarzowy, symbol KŚT, datę nabycia i przyjęcia do używania, sposób nabycia, wartość początkową oraz numer faktury w KSeF. Najtrudniejsze jest to, że amortyzację wykazujemy podwójnie: bilansowo i podatkowo, z metodą, stawką i sumą odpisów. Dzięki temu urząd może porównać koszty w księgach z kosztami podatkowymi bez wzywania firmy do wyjaśnień.

Obowiązek JPK_ST_KR obejmuje podatników prowadzących księgi rachunkowe i był wprowadzany w trzech etapach. Od 1 stycznia 2025 roku struktura objęła podatników CIT i spółki niebędące osobami prawnymi z przychodem powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe. Za 2025 rok minister finansów zwolnił ich jednak z wysyłki pliku rozporządzeniem z 13 grudnia 2024 roku.

Od 1 stycznia 2026 roku do tej grupy dołączyli podatnicy CIT, spółki niebędące osobami prawnymi i podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe, którzy wysyłają JPK_V7M. Od 1 stycznia 2027 roku mają dołączyć pozostali, w tym rozliczający się przez JPK_V7K. Plik składa się do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, czyli za rok kalendarzowy 2026 do 31 lipca 2027 roku.

Z obowiązku zwolnione są m.in. podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego w CIT, z wyjątkiem fundacji rodzinnych, oraz podatnicy uprawnieni do składania zeznań w formie papierowej.

Projekt rozporządzenia opublikowany przez Ministerstwo Finansów w sierpniu 2026 roku zwalnia z przesyłania JPK_ST_KR za lata podatkowe i obrotowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 roku, a przed 1 stycznia 2029 roku. Dla firm z rokiem kalendarzowym oznacza to brak wysyłki pliku za 2026, 2027 i 2028 rok. Pierwszy plik trafiłby wtedy do urzędu dopiero za 2029 rok, czyli do 31 lipca 2030 roku.

To już drugie odroczenie, bo rok wcześniej zwolniono podatników z wysyłki za 2025 rok. Podkreślam jednak: na dzień naszej rozmowy, 11 października 2026 roku, to wciąż projekt, a jego treść może się zmienić w toku prac legislacyjnych. Zwolnienie dotyczy też wyłącznie JPK_ST_KR. Obowiązek przesyłania ksiąg w strukturze JPK_KR_PD pozostaje bez zmian.

Nie, zwolnienie z wysyłki JPK_ST_KR nie oznacza zwolnienia z prowadzenia ewidencji środków trwałych. Według analizy Deloitte projekt nie zmienia okresu, od którego firmy z pierwszej grupy powinny prowadzić ewidencję zgodnie z wymaganiami struktury, czyli od 1 stycznia 2025 roku. Raportowanie zostaje przesunięte, ale dane i tak trzeba będzie kiedyś przekazać.

Praktyczny argument jest prosty. Plik, który firma wyśle za 2029 rok, obejmie cały majątek wykazany na początek roku, także środki trwałe nabyte w latach 2025–2028. Jeśli dziś brakuje w ewidencji numerów KSeF faktur, dokumentów OT czy osobnej amortyzacji podatkowej, za trzy lata odtworzenie tych danych będzie znacznie trudniejsze i droższe. Radzę klientom, żeby traktowali ten czas jako okres przygotowawczy, a nie przerwę.

Nie. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w interpretacji indywidualnej, że spółka, która nie ma środków trwałych ani WNiP i nie prowadzi ich ewidencji, nie musi przesyłać JPK_ST_KR, również pustego ani zerowego. O interpretację wystąpiła spółka, która nie posiadała takich składników, nie dokonywała odpisów amortyzacyjnych i nie miała w związku z tym żadnych danych do wykazania.

Uzasadnienie jest logiczne. JPK_ST_KR służy do przekazania danych z ewidencji, a nie do składania oświadczenia, że majątku nie ma. Zwracam uwagę na jedno ograniczenie: interpretacja indywidualna chroni tylko podmiot, który ją uzyskał. Pozostałe firmy w podobnej sytuacji mogą się na nią powołać jako na argument, ale powinny sprawdzić, czy ich stan faktyczny jest naprawdę taki sam.

JPK_ST_KR nie jest prostym eksportem dotychczasowej ewidencji do XML, bo wymaga danych, których wiele firm nigdy wcześniej nie zapisywało w ustrukturyzowany sposób. Pierwszy problem to podwójna amortyzacja. Jeśli firma stosuje inne stawki bilansowe i podatkowe, musi mieć obie ścieżki odpisów przy każdym składniku, a nie tylko korektę w zeznaniu CIT-8.

Drugi problem to powiązanie z KSeF. Przy nabyciu, ulepszeniu czy sprzedaży środka trwałego plik wymaga identyfikatora faktury w KSeF, więc dokumenty muszą być przypisane do konkretnej karty środka trwałego. Trzeci to dane historyczne. Dla składników przyjętych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku wykazuje się dane w takim zakresie, w jakim były dostępne w ewidencji. Pełny zestaw obowiązuje dla nowszych składników. Czwarty problem jest technologiczny: pliku nie da się poprawnie przygotować w arkuszu kalkulacyjnym, bo ewidencja musi być prowadzona w programie, który odwzoruje strukturę XML.

Uporządkowanie ewidencji pod JPK_ST_KR zaczynam od przeglądu każdej karty środka trwałego i WNiP pod kątem danych wymaganych przez strukturę. W praktyce sprawdzamy pięć obszarów:

1. Jednoznaczne oznaczenie: unikalne numery inwentarzowe i poprawne symbole KŚT.
2. Dokumenty: dokument OT przy każdym przyjęciu oraz dowody ulepszeń, sprzedaży i likwidacji.
3. Amortyzacja: metoda, stawka, wartość początkowa i dotychczasowe odpisy osobno dla bilansu i podatków.
4. Historia zmian: daty nabycia, modernizacji, zbycia lub likwidacji wraz z przyczyną.
5. KSeF: przypisanie identyfikatorów e-faktur do zdarzeń na środkach trwałych.

Równolegle warto zapytać dostawcę programu księgowego, kiedy jego moduł środków trwałych będzie w pełni obsługiwał JPK_ST_KR. Ministerstwo samo uzasadnia odroczenie brakiem gotowych rozwiązań informatycznych, więc ten etap może zająć więcej czasu, niż się wydaje.

Krajowa Kancelaria Rachunkowa wspiera klientów w JPK_ST_KR na każdym etapie, od oceny, czy obowiązek ich dotyczy, po przygotowanie danych do pierwszej wysyłki. Zaczynamy od analizy statusu firmy: czy prowadzi księgi rachunkowe, czy wysyła JPK_V7M czy JPK_V7K, czy korzysta ze zwolnienia. Ustalamy też, czy w ogóle ma środki trwałe i WNiP, bo jak potwierdził Dyrektor KIS, ich brak oznacza brak pliku.

Dla klientów, u których prowadzimy pełną księgowość, przeglądamy ewidencję środków trwałych według listy z poprzedniego pytania i uzupełniamy brakujące dane, zwłaszcza dla składników przyjętych w latach 2025–2026. Pilnujemy spójności amortyzacji bilansowej i podatkowej z księgami, które trafiają do JPK_KR_PD. Śledzimy też losy projektu rozporządzenia i informujemy klientów, gdy zmieni się termin pierwszej wysyłki.

Najważniejsza niewiadoma to ostateczny kształt i data wejścia w życie rozporządzenia o zwolnieniu za lata 2026–2028. Projekt może zostać zmieniony, a dotychczasowa praktyka pokazuje, że harmonogram JPK_ST_KR był już przesuwany dwukrotnie. Ministerstwo Finansów aktualizuje też broszury informacyjne. Aktualna wersja broszury o JPK_ST_KR obowiązuje od 1 lipca 2026 roku.

Moja prognoza jest ostrożna: obowiązek nie zniknie, tylko przesunie się w czasie. Firmy, które przez najbliższe dwa lata uporządkują ewidencję i sprawdzą generowanie pliku w swoim programie, w 2030 roku wyślą JPK_ST_KR bez nerwów. Te, które potraktują odroczenie jako zaproszenie do bezczynności, będą odtwarzać dane z kilku lat naraz.